Yerli ve yabancı gerçek veya tüzel kişiler, üye olmak kaydıyla araştırmaya açık arşiv belgelerinde araştırma yapabilecek.

Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi hükümlerine dayanılarak hazırlanan, "Arşivlerden Yararlanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik" Resmi Gazete'nin bugünkü sayısında yayımlandı.

Yönetmelikle araştırmaya açık arşiv belgelerinden yerli ve yabancı gerçek veya tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri ve arşiv belgesinin örneklerine ilişkin usul ve esaslar belirlendi.

Buna göre, yerli ve yabancı gerçek veya tüzel kişiler, üye olmak kaydıyla araştırmaya açık arşiv belgelerinde araştırma yapabilecek.

Üyelik talebinin uygun bulunmamasına ilişkin hükümler ile yabancı araştırmacılar için Türkiye'nin karşılıklılık ilkesi ve taraf olduğu uluslararası sözleşmelerden doğan hak ve yükümlülükleri saklı olacak.

Üyelik başvurusu, Devlet Arşivleri Başkanlığına bizzat posta yolu veya elektronik ortamda yapılacak. Yurt dışında Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik veya başkonsolosluklarına da başvuru olabilecek.

Türk vatandaşlığından çıkarılmış veya Türkiye'ye giriş yasağı bulunanlar ile bilgilerini kasten eksik veya hatalı beyan edenlerin üyeliği kabul edilmeyecek, üye olsalar dahi üyelikleri iptal edilecek.

Türkiye ile mütekabiliyet esası içerisinde olmayan ülke vatandaşları üye başvurusunda bulunamayacak.

Başvurular, başvurunun Başkanlığa iletildiği veya ulaştığı tarihten itibaren Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için 2, tüzel kişiler için 5, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmayanlar için ise en geç 30 iş günü içerisinde sonuçlandırılacak.

Arşiv belgeleri, yükümlülerce Başkanlığa devredilecek ve araştırma hizmeti Başkanlıkça verilecek. Başkanlık, gerekçe belirtmek suretiyle arşiv belgelerine erişim ve kullanım sınırlaması getirebilecek, geçici veya süresiz durdurabilecek. Bir fonun/koleksiyonun, bir dosyanın veya bir defterin tamamının kopyasının verilip verilmemesi kararını Başkanlık verecek.

Yıpranmış arşiv belgeleri araştırmaya verilmeyecek
Asli düzeni bozulmuş veya yararlanılamayacak derecede yıpranmış arşiv belgeleri araştırmaya verilmeyecek. Bu tür belgeler devlet hizmetinin yürütülmesi, bir hakkın korunması ve ispatında delil olması halinde görevli personel nezaretinde incelenebilecek.

Araştırma hizmeti elektronik ortamda verilecek, bu ortamda verilememesi halinde, fiziki belgeler üzerinde araştırma yapılacak.

Araştırma yapılırken, araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv belgesini her türlü tahribat ve tahrifattan koruyacak. Arşiv belgeleri araştırmacıya asli düzeni içerisinde kontrol edilerek teslim edilecek ve aynı şekilde geri alınacak. Belgenin kaybolması halinde sorumluluk araştırmacıya ait olacak.

Araştırmacılara tahsis edilen mekanlara görevlilerden ve araştırmacılardan başkası giremeyecek. Arşiv belgeleri, araştırma yapmak için ayrılan yerlerden çıkarılmayacak ve görevli personel dışında başka birisine verilmeyecek. Genel uyumu bozucu veya dikkat dağıtıcı davranışlarda bulunulmayacak, bulunulması halinde araştırma hizmeti sonlandırılacak.

Araştırmacılar, arşiv belgeleri üzerinde yaptıkları çalışmalar neticesinde hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden Başkanlığa basılı veya elektronik nüsha verecek.

Araştırma hizmetine verilmeyecek belgeler
Tasnif, dijitalleştirilme veya restorasyon işlemleri devam eden, yıpranmış veya verilmesi halinde zarar görebilecek ve gizlilik derecesi, özelliği olan arşiv belgeleri ile Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesindeki özel nitelikli belgeler araştırma için verilmeyecek. Bilimsel araştırma için gerekli olan belgeler, kişisel veriler korunarak verilebilecek.

Arşiv belgelerinin gizliliğinin değerlendirilmesi
Gizlilik derecesi özelliği olan arşiv belgelerinin saklama, kullanma, paylaşma ve yayımlama kısıtlamaları ile tekrar gizliliğinin değerlendirilmesi veya kaldırılmasını, Başkanlığın kuracağı Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonu yürütecek.

Gizlilik derecesi kaldırılan arşiv belgeleri, diğer belgeler ile aynı usulde araştırma hizmetine sunulacak.

Belge örneklerinin alınmasında uygulanacak ücret tarifesi Başkanlıkça belirlenecek.

Araştırmacılar, örneklerini aldıkları belgeleri referans göstermek suretiyle kullanabilecek, çoğaltıp ticari amaçla kullanamayacak ve kullanım amacı dışında başkalarıyla paylaşamayacak.

Bu yönetmelikle 31 Ocak 2002 tarihli Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan "Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar" yürürlükten kaldırıldı.